「予約業務に追われている」「店舗集客や売上増加がうまくできない」ーーそんなお悩みを抱えているなら、オンライン予約システムの導入がおすすめです。オンライン予約システムを導入することでスムーズな予約や顧客管理ができ、結果として店舗集客や売上増加、業務効率化へと繋がるケースも少なくありません。
この記事では、オンライン予約システムを導入するメリットと効果について解説するとともに、実際に導入した事例もご紹介します。オンライン予約システムの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。
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1. オンライン予約システムとは？
オンライン予約システムとは、お客さまからの予約をWebサイトやLINEなどのオンラインで受け付けるシステムです。オンライン予約システムを導入することで、お客さまはスマートフォンやパソコンを使っていつでも簡単に予約できます。
ExcelやGoogleスプレッドシートを使った顧客・予約管理をしている店舗もありますが、それらでは顧客や予約の情報を一元管理できず、データ管理が煩雑になりがちです。オンライン予約システムを使うことで顧客と予約の情報を一元管理できるため、より効率的な管理が可能になります。
2. オンライン予約システムの主な機能
オンライン予約システムには、予約の受付以外にもさまざまな機能が搭載されています。オンライン予約システムの導入を検討している方は、まずはオンライン予約システムの主な機能について知ることから始めるとよいでしょう。
ここではオンライン予約システムの主な機能5つを紹介します。
2-1. 予約および予約の変更
オンライン予約システムを導入すると、お客さまはオンライン上でスムーズな予約および予約の変更ができるようになります。
電話予約の場合、店舗スタッフは予約を受けるたびにメモ帳やカレンダー、Excelなどに予約情報を手で記入ないし入力しているため、記載ミスのリスクがあります。一方、オンライン予約システムは、お客さま自身が入力・送信した予約や予約変更の情報が、そのままシステムに反映されるため、記載ミスは発生しません。予約の入力ミス、入力漏れ、予約の重複を防ぐ効果があります。
2-2. 空き状況管理
オンライン予約システムには、空き状況を管理する機能もあります。
電話予約や店頭での予約の際に、システムがないと、空き時間を調べるのに時間がかかったり、うっかりダブルブッキングしてしまうこともあるでしょう。オンライン予約システムを導入すると、いつでも簡単に空き状況が確認できて便利です。お客さま側もオンラインから空き状況が一目で確認できるため、予約しやすいというメリットがあります。
2-3. 個人情報管理、来店履歴管理
予約の際に入手したお客さまの個人情報は、厳重に管理しなければなりません。オンライン予約システムを導入すると、セキュアな環境で、予約時にお客さまが入力した個人情報を自動でデータ化してくれるため、個人情報管理が効率化かつセキュリティに配慮した形で保管できます。オンライン予約システムでは来店履歴管理もできるため、新規のお客さま、常連のお客さま、久しぶりに来店したお客さまをデータ上でも区別できます。
2-4. 一括メール送信機能
オンライン予約システムによっては、一括メール送信機能があります。一括メール送信機能があると、オンライン予約システムで予約したお客さまに向けて、メールを一括送信できます。お客さまが増えれば増えるほど、一人ひとりにメールを送るのは大変です。お客さまにメールを送る機会が多い場合は、一括メール送信機能があるオンライン予約システムを選ぶことをおすすめします。
2-5. 顧客情報の分析
オンライン予約システムは予約情報の一元管理だけでなく、顧客情報の管理・分析も可能です。オンライン予約システムではお客さまの年齢、性別、職業などの属性と、予約する頻度やよく利用するプランなどを組み合わせて管理できます。オンライン予約システムが管理・分析した顧客情報を見ると、お客さまそれぞれが求めるニーズが分かります。オンライン予約システムがもつ顧客情報の分析機能は、お客さまごとに最適なメニューやプランを考案したり、提案する際に役立つでしょう。
3. オンライン予約システムを導入するメリット
オンライン予約システムを導入するなら、予約に関して抱えているお悩みをしっかり解消したいところです。ここでは、オンライン予約システムの導入に悩んでいる方に向けて、オンライン予約システムを導入するメリットをご紹介します。オンライン予約システムで自社の悩みを解消できるかどうか、ぜひ確認してください。
3-1. 24時間予約が可能
オンライン予約システムを導入していない店舗の場合、主な予約手段は電話予約もしくは来店予約です。電話予約や来店予約は、店舗の営業時間外には予約できないため、営業時間内に予約できない人は、営業時間が長い別の店舗に行ってしまうでしょう。
オンライン予約システムを導入すると、24時間365日いつでも予約できるようになります。これまで営業時間の問題で予約ができなかったお客さまも、自分の好きなタイミングで予約ができるため、集客にもよい影響があります。
3-2. スタッフの事務作業の軽減
電話予約や来店予約の場合、予約があるたびにお客さまへの対応や予約情報入力、他の店舗スタッフへの情報共有などを行わなければなりません。予約が入るたびに他の作業がストップするため、なかなか業務が進まないという状況になってしまいます。
オンライン予約システムであれば、予約情報は自動で入力されます。また、店舗スタッフは、予約管理システムにアクセスすることで予約状況や空き状況を、誰でもいつでも把握できるため、わざわざ共有する必要もありません。予約が入るたびに手を止めなくてもよくなるので、コア業務に集中できます。
3-3. オンラインでの決済が可能
これまで現金払いのみ対応していた店舗も、オンライン予約システムを導入することで、オンライン上で決済が可能になります。オンライン決済に対応すると、お客さまの利便性が上がるだけでなく、予約の時点で決済まで行うため、店舗スタッフの支払い作業の負担も軽減できます。
3-4. 店舗での接客に力を入れられる
オンライン予約システムを導入すると、店舗スタッフの事務作業の負担を軽減できます。負担が減った分、接客に時間を取れるようになるため、顧客満足度の向上にも繋がります。予約管理や支払い作業などが忙しくて接客がおろそかになりがちな店舗は、オンライン予約システムを導入することで、接客の質の改善ができる可能性があります。
3-5.顧客データの管理・分析ができる
オンライン予約システムを導入すると、顧客が予約時に入力した情報をもとに、顧客データの管理・分析が可能です。分析結果を参考に、ターゲット層ごとのニーズにあったサービスやキャンペーンを考案するとよいでしょう。
4. オンライン予約システムを導入するデメリット
導入するメリットの多いオンライン予約システムですが、デメリットもあります。導入した後に後悔しないよう、事前にオンライン予約システムのデメリットも把握しておきましょう。
4-1. 導入費・ランニングコストが発生する
オンライン予約システムはさまざまな企業が提供していて、それぞれ費用が異なります。導入費やランニングコストを調べて、予算にあったオンライン予約システムを探すことが大切です。完全に無料で使えるオンライン予約システムもありますが、有料のシステムと比べると機能面やセキュリティ面で劣るケースが多いため、どのような機能に対応しているか細かく確認してください。
4-2. 既存の予約システムから移行する場合は、併用期間が発生する
既存の予約システムから新たなオンライン予約システムに移行する場合、店舗スタッフは新しいオンライン予約システムの使い方を覚えなければなりません。店舗スタッフ全員がオンライン予約システムを完全に使いこなせるようになるまで、時間がかかることも考えられます。場合によっては、既存の予約システムと新たなオンライン予約システムを併用する期間を設ける必要があるので、考慮しましょう。
4-3. オンライン予約に不慣れなお客さまもいる
オンライン予約システムはとても便利なツールです。お客さまも営業時間を気にせずに、スマホからいつでも好きなタイミングで簡単に予約できます。しかし、お客さまの中にはオンライン予約に不慣れな人もいます。スマホ操作が苦手な高齢のお客さまが多い店舗では、オンライン予約システムを導入しても、結局使ってもらえない可能性があります。
5. システム管理操作の共有やレクチャーが必要
オンライン予約システムを導入すると、これまでの予約方法と異なるため、最初のうちはお客さまから予約に関する問い合わせや苦情が増える可能性があります。問い合わせや苦情に素早く対応できないと、店舗に対して不満を感じるでしょう。
お客さまからの問い合わせにスムーズな対応ができるよう、店舗スタッフは、オンライン予約システムの操作に習熟している必要があります。
6. オンライン予約システムを導入するべき業種は？
オンライン予約システムの導入は、フィットネス業界におすすめです。フィットネスクラブは時間帯によって利用者が多く、店内が混雑し、密な空間となるケースが少なくありません。人気の高いスタジオレッスンがあると順番待ちのお客さまが増え、トラブルやクレームが発生する原因にもなります。
オンライン予約システムを導入して、予約制にすると混雑が防げます。また、人気のレッスンに関しても順番待ちを解消でき、お客さまがストレスなく平等にレッスンを受けられるようになります。
ダンススクール業界にも、オンライン予約システムはおすすめです。予約・受付・決済・顧客管理をすべてオンライン予約システムで対応できれば、講師は事務作業から解放され、レッスンの準備や生徒のフォローに費やす時間を増やせるでしょう。
その他、サウナやエステなどの業種もおすすめです。
7. オンライン予約システム導入の際に気を付けるポイント
オンライン予約システムを導入する際には、オンライン予約システムの使いやすさや費用など、さまざまな点を考慮しなければなりません。
ここでは、オンライン予約システムの導入で失敗しないために、導入に際して気を付けるべきポイントを紹介します。
7-1. 顧客・店舗スタッフ共に使いやすさを重視する
店舗スタッフが使いやすいと感じるオンライン予約システムであっても、お客さまが使いにくいと感じるシステムでは意味がありません。オンライン予約システムを導入する際は、店舗スタッフとお客さま双方の目線で選ぶことが大切です。
7-2. 予約管理システムの契約期間を確認する
オンライン予約システムは、ものによって契約期間が異なります。導入予定のオンライン予約システムの契約期間が、年間契約なのか月単位の契約なのか、事前に確認することが大切です。試験的に使ってみたい場合、無料トライアル期間が設けられていればそちらを利用し、ないようであれば、年間契約ではなく月単位の契約ができるオンライン予約システムを選びましょう。
7-3. 初期費用・ランニングコストを数社比較する
オンライン予約システムごとに初期費用やランニングコストが異なるだけでなく、プランによって使える機能や料金設定も変わってきます。初期費用やランニングコストは、必ず複数社間で比較してください。ほかのオンライン予約システムよりも料金が高いものは、料金に見合った機能があるかどうか、確認しておくとよいでしょう。
7-4. 必要な機能をあらかじめ洗い出しておく
オンライン予約システムには予約受付以外にも、顧客分析機能、自動DM配信機能、予約カレンダーの埋め込み、指名予約など、さまざまな機能があります。機能によって金額プランが変わるシステムもあるため、必要な機能をあらかじめ洗い出しておくことが重要です。自店舗にとって、最適なオンライン予約システムを選びましょう。
8. オンライン予約システムの導入で効果があった事例
ここでは実際にオンライン予約システムを導入し、効果があった3つの事例を紹介します。
8-1. セミパーソナルジム「FLATTE」
FLATTEでは、オンライン予約システムを導入し、体験予約や入会手続き、決済などがスマートフォンから実行できるようにすることで、若年層の集客に成功しました。店舗側は事務手続きにかかる時間が削減されたことで、インストラクターは2店舗を兼務しつつ、しっかりとお客さまに向き合う時間をとることができています。
8-2. ピラティススタジオ「WECLE」
WECLEでは、オンライン予約システムにより、キャッシュレス決済を実現しました。日々のレジ金管理、過不足の確認作業などがなくなったことで、事務作業時間が大幅に短縮されました。スタッフにとって働きやすい環境が整っただけでなく、生まれた時間でお客さまに快適な店舗づくりに取り組めるなど、サービス向上につながりました。
9. まとめ
オンライン予約システムを導入することで、お客さまがスムーズに予約できるようになるだけでなく、店舗スタッフの事務作業の負担も減らせます。その分のリソースを接客やサービス向上などにいかすことができれば、顧客満足度が向上し、継続率アップにもつながるでしょう。
オンライン予約システムは、ものによって料金や機能、プランなどが大きく異なります。まずは自店舗に必要な機能や予算を把握し、それにあったオンライン予約システムを選ぶことが重要です。
